Cách tổ chức sự kiện vip

Phát triển chiến lược nhắm đến thành công

– Hãy chắc chắn rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá và ước tính chi phí cho sự kiện đó.

– Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó nhắm đến.

– Đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.

– Nhắm đến nhóm đối tượng có thể tài trợ cho sự kiện.

– Bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, và trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm.

– Xây dựng các cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được có thể bao gồm lượng người tham gia, số tiền quyên góp được, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Kế hoạch truyền thông

Xúc tiến một sự kiện đặc biệt cần có sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và thự tiễn.

Hãy huy động tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn tại địa phương để quảng bá sự kiện. Nếu được, bạn có thể lập danh sách chi tiết tên những người có thể giúp bạn được trong vấn đề này.

Đánh giá sự kiện

Hãy dành thời gian để đánh giá sự kiện ngay sau khi sự kiện kết thúc, lúc đó những chi tiết gần như còn nguyên vẹn. Bạn cũng nên chuẩn bị những phiếu khảo sát cho những người tham gia. Và cuối cùng nhưng cũng khá quan trọng là phải cảm ơn tất cả những người đã tham gia vào sự kiện của bạn.

Cách tổ chức sự kiện

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và Hoạt động tiếp thị.

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.

Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event

– Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó.

– Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời  thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X – banner – vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.

– Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi guồng máy.

– Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.

– Hạn chế để công việc khác xen vào: Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường, nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi: Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào, có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác, nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không…

– Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa: Nhiều người làm nghề Event thường có đặc tính ngần ngừ chờ đến gần hạn chót (deadline) mới thực hiện công việc được phân công. Ví dụ thứ 4 này họ được giao hoàn thành proposal trước ngày thứ 2 tuần sau, thì họ không làm ngay mà đợi đến sát ngày đó mới làm, vì vậy kết quả là họ làm ẩu vì không có thời gian hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Việc này có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá, hoặc do tự tin vào năng lực của mình hoặc đơn giản cho họ thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.

 Nguồn: http://tochucsukienvip.com/cach-to-chuc-su-kien-vip-373.html